L’accueil dans une entreprise est un poste clé. C’est le premier contact de vos clients, de vos visiteurs avec votre société. A ce titre, il doit être irréprochable et refléter votre image de marque afin de contribuer à votre bonne réputation. En externalisant ce poste, vous profitez d’un service d’accueil professionnel, assuré par des hôtesses et hôtes expérimentés. A condition de bien choisir votre prestataire.
En effet, pour garantir la réussite de cette collaboration, il est nécessaire de prendre en compte différents critères. Cela permet de déterminer si la société en charge de de prestation répond à vos attentes, vos exigences et peut vous fournir un service sur-mesure. Pour vous aider dans cette tâche, nous vous proposons de découvrir les pré-requis attendus
- Génériques, qui sont identiques pour toutes les organisations ;
- Spécifiques à certains secteurs et activités, qui font partie des spécialités de notre agence Altes Accueil à Paris et en Ile-de-France.
5 critères pour choisir votre prestataire d’accueil en entreprise
Plusieurs critères sont communs à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur. Nous en avons retenu 5, que nous vous présentons dans cet article, qui peuvent vous orienter dans le choix de votre prestataire d’accueil.
Un service d’accueil personnalisé pour votre entreprise
La personnalisation des services d’accueil en entreprise est primordiale afin de bénéficier d’une approche sur-mesure respectant vos préférences. Cela passe notamment par des services additionnels, qui vous permettent d’avoir des prestations répondant parfaitement à vos besoins. Il peut s’agir par exemple de maitriser des langues étrangères, personnaliser les process, les protocoles, adapter les horaires.
Les formations des hôtesses et hôtes d’une société de prestation
Le deuxième critère à prendre en compte pour obtenir un service d’accueil haut de gamme et de qualité est la formation des hôtesses et hôtes de votre prestataire. Ils doivent être qualifiés et formés notamment à :
- L’accueil des visiteurs ;
- La gestion d’un standard téléphonique ;
- La gestion hôtelière ;
- La gestion du courrier.
Chez Altes Accueil, la formation de nos hôtesses et hôtes est continue et assurée dans notre centre Point Bleu.
La flexibilité de votre prestataire d’accueil
L’adaptabilité de votre société de prestations de services aux entreprises est un autre critère indispensable. Vos besoins pouvant évoluer et afin que votre accueil reste performant et corresponde à votre image, votre prestataire doit proposer des solutions innovantes. Cette flexibilité concerne également la culture de votre entreprise, les valeurs que les hôtesses et hôtes doivent s’approprier. L’objectif étant de les intégrer à votre structure.
Les services d’accueil proposés par votre prestataire
Pour choisir le prestataire d’accueil en entreprise, il faut tenir compte des services proposés, d’identifier les missions à confier aux hôtesses et hôtes. Par exemple : l’accueil VIP, la logistique de salles de réunion, l’assistance aux services généraux, la gestion d’archives …
Si les prestataires proposent souvent le même socle de base de prestations (accueil physique et téléphonique), les autres varient selon leurs spécialités. Chez Altes Accueil, il s’agit de l’accueil en entreprise haut de gamme à Paris et en Ile-de-France.
La réactivité de votre agence d’accueil en entreprise
Enfin, le 5ème critère à étudier pour faire votre choix concerne la gestion des imprévus (la réactivité). Quelle que soit la situation, votre agence doit être capable d’y faire face sans nuire à la qualité de service : absence d’une hôtesse ou d’un hôte, problème logistique lors d’un événement, mécontentement d’un client … Elle doit toujours vous présenter une solution, et avoir mis en place des procédures pour gérer les urgences, les imprévus dans les plus brefs délais.
Outre ces 5 critères communs à toutes les organisations, il en existe d’autres qui sont spécifiques à des secteurs d’activité, dont le luxe, l’industrie, la tech et le facility management (gestion d’immeubles en entreprise).
Les critères importants pour un accueil VIP/Luxe
Dans le secteur du luxe, il est nécessaire de fournir aux clients une expérience d’accueil d’exception. Les services de votre prestataire doivent correspondre à votre environnement, aux codes spécifiques de votre secteur. De même, les hôtesses et hôtes doivent faire preuve en toutes circonstances d’une discrétion absolue et d’une présentation soignée pour incarner vos valeurs. Ils doivent également respecter :
- Les normes de confidentialité ;
- Les protocoles de sécurité en vigueur ;
- Les standards du luxe en matière de tenue d’un espace d’accueil.
Ce professionnalisme et cette rigueur contribuent à la qualité de votre service d’accueil en entreprise.
Les critères incontournables pour les Facility Managers
Si vous voulez externaliser l’accueil dans un immeuble d’entreprises, votre prestataire doit pouvoir répondre à vos exigences et posséder une expertise en gestion des flux de visiteurs, de locataires. Il faut également qu’il :
- Adapte ses prestations aux particularités de chaque immeuble ;
- Travaille en collaboration avec les autres services (la maintenance, la sécurité par exemple).
De même, les hôtesses et hôtes doivent respecter scrupuleusement les exigences de confidentialité et les protocoles de sécurité en vigueur.
Les critères essentiels pour l’accueil dans les grands groupes industriels
Dans l’industrie, l’environnement étant plus technique et sécurisé, votre prestataire d’accueil doit vous proposer un service répondant à vos problématiques, dont :
- Le contrôle strict des accès ;
- La coordination avec vos équipes de sécurité et maintenance ;
- La gestion de flux importants ;
- Le respect de normes de sécurité ;
- La gestion de la confidentialité des données.
La mise en place d’un reporting opérationnel est aussi essentielle pour garantir la conformité aux exigences réglementaires.
Les critères de choix pour les entreprises de la tech
Dans les secteurs de la technologie, l’IA (intelligence artificielle), le développement de logiciels et la cybersécurité, votre prestataire d’accueil doit vous garantir un service respectant :
- La sécurité et la confidentialité de vos données;
- Votre culture d’entreprise.
Il doit aussi faire preuve de flexibilité et s’occuper de la gestion des visites de vos partenaires techniques, collaborateurs internationaux.
Chez Altes Accueil, nos hôtesses et hôtes sont formés aux spécificités, exigences et contraintes de ces 4 secteurs d’activité. En nous confiant votre accueil en entreprise à Paris ou en Ile-de-France, vous bénéficiez de notre savoir-faire et d’une prestation sur-mesure et haut de gamme. Si vous êtes intéressé, contactez-nous pour recevoir un devis !
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